What means of secretary ?

PERAN DAN TUGAS SEKRETARIS
Dengan bertambah luas dan kompleksnya tugas pimpinan dewasa ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu melaksanakan tugasnya, serta dapat diandal­kan. Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat terlaksana karena kurang diperhatikan­nya hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat, setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien, serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok organisasinya.
Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabya sendiri. Di antara beberapa hal, sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris sifatnya rahasia. Jawaban atas pertanyaan yang menyangkut persoalan rahasia, harus dapat dihindarkan dan sekretaris harus dapat menjaga semangat kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu bersedia dan siap untuk mengorbankan kesenangannya, program hiburannya, bilamana di kantornya timbul krisis pekerjaan yang tidak dapat dihindarkan. Salah satu syarat penting yang harus diketahui adalah bahwa sekretaris harus dapat memahami kedudukannya dalam suatu organisasi.
Dengan adanya kesempatan yang didapat atau adanya perkembangan yang terjadi dalam pembinaan karier serta kemampuan diri sekretaris itu sendiri, maka dapat mengakibatkan sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.

Pada dasarnya jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari tiga aspek, yaitu dari:
1. Luas lingkup tanggung jawab.2.
2. Kemampuan dan pengalaman bekerja.
3. Spesialisasi/bidang khusus dalam pekerjaan.

Peran dan tugas atau pekerjaan sekretaris antara lain:
1) Melaksanakan kegiatan penanganan informasi untuk pimpinan.
2) Ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek kegiatan per­kantoran.
3) Peran sekretaris dalam organisasi adalah langsung bertanggung jawab atau mendapat perintah dari pimpinan tingkat atas atau menengah.
4) Tugasnya meliputi tugas: rutin, melaksanakan instruksi, dan kreatif/ inisiatif. Sekretaris berperan sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan/organisasi dengan masyarakat luar, karena di samping memberi informasi yang diperlukan pim­pinannya, serta membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya, sekretaris juga sering berhubungan dengan pejabat yang mempunyai hubungan kerja dengan pimpinannya, bahkan dengan masyarakat tertentu. Dalam memulai me­nyelesaikan pekerjaan, sekretaris diharapkan bisa membantu mengatasi kesibukan dan dapat membantu memecahkan kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, serta dapat menyederhana­kan cara penyelesaian pekerjaan, sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.