skip to main |
skip to sidebar
PERAN DAN TUGAS SEKRETARIS
Dengan bertambah luas dan kompleksnya tugas pimpinan dewasa ini, menunjukkan kecenderungan dibutuhkannya seorang sekretaris yang cakap dan mampu melaksanakan tugasnya, serta dapat diandalkan. Sering terjadi bahwa kelancaran tugas pimpinan tidak terlaksana, atau belum dapat terlaksana karena kurang diperhatikannya hal yang bersifat rinci yang sesungguhnya merupakan bagian yang tak terpisahkan dari tugas pimpinan. Seorang pimpinan dituntut untuk dapat mengetahui dengan cepat dan tepat, setiap situasi dan kondisi organisasinya, dapat memanfaatkan waktunya dengan efektif dan efisien, serta memahami seluruh masalah yang menyangkut pelaksanaan tugas pokok organisasinya.
Guna menjamin kecermatan dan kelancaran tugas pimpinan tersebut, diperlukan sekretaris yang terdidik, terampil dan mampu mengetahui dengan tepat tugas pokok organisasi dan pimpinannya, serta tugas pokok dan tanggung jawabya sendiri. Di antara beberapa hal, sekretaris adalah orang yang harus dapat menyimpan rahasia, karena pekerjaan sekretaris sifatnya rahasia. Jawaban atas pertanyaan yang menyangkut persoalan rahasia, harus dapat dihindarkan dan sekretaris harus dapat menjaga semangat kerja sama demi efisiensi pelayanan terhadap pimpinan. Seorang sekretaris harus selalu bersedia dan siap untuk mengorbankan kesenangannya, program hiburannya, bilamana di kantornya timbul krisis pekerjaan yang tidak dapat dihindarkan. Salah satu syarat penting yang harus diketahui adalah bahwa sekretaris harus dapat memahami kedudukannya dalam suatu organisasi.
Dengan adanya kesempatan yang didapat atau adanya perkembangan yang terjadi dalam pembinaan karier serta kemampuan diri sekretaris itu sendiri, maka dapat mengakibatkan sekretaris mempunyai tugas dan tanggung jawab yang berbeda.
Pada dasarnya jenis jabatan sekretaris dapat ditinjau dari tiga aspek, yaitu dari:
1. Luas lingkup tanggung jawab.2.
2. Kemampuan dan pengalaman bekerja.
3. Spesialisasi/bidang khusus dalam pekerjaan.
Peran dan tugas atau pekerjaan sekretaris antara lain:
1) Melaksanakan kegiatan penanganan informasi untuk pimpinan.
2) Ruang lingkup tugasnya meliputi semua aspek kegiatan perkantoran.
3) Peran sekretaris dalam organisasi adalah langsung bertanggung jawab atau mendapat perintah dari pimpinan tingkat atas atau menengah.
4) Tugasnya meliputi tugas: rutin, melaksanakan instruksi, dan kreatif/ inisiatif. Sekretaris berperan sebagai pembina hubungan baik antara perusahaan/organisasi dengan masyarakat luar, karena di samping memberi informasi yang diperlukan pimpinannya, serta membantu pimpinan dalam memenuhi fungsi dan tanggung jawabnya, sekretaris juga sering berhubungan dengan pejabat yang mempunyai hubungan kerja dengan pimpinannya, bahkan dengan masyarakat tertentu. Dalam memulai menyelesaikan pekerjaan, sekretaris diharapkan bisa membantu mengatasi kesibukan dan dapat membantu memecahkan kesulitan, memberi semangat kepada pimpinan, serta dapat menyederhanakan cara penyelesaian pekerjaan, sehingga dapat mencapai hasil yang diharapkan.
Profesi sekretaris kini menjadi semakin penting dalam dunia bisnis . Profesi ini menjadi semakin bergengsi , bergaji besar dan ikut menentukan keberhasilan operasi bisnis. Namun masih banyak orang yang berfikir kalau mereka sudah bisa mengetik cepat, menulis cepat (shorthand) secara sempurna, fasih berbahasa Inggris, ditambah penampilan menarik sudah bisa menjadi sekretaris.Selain memiliki keterampilan dasar yang sempurna (skill), para eksekutifpun menginginkan para sekretarisnya membawa sikap-sikap khusus (attitude), memiliki pengetahuan yang luas(knowledge), serta memiliki pemahaman yang tepat akan pekerjaannya dan memandang dengan benar betapa luasnya aspek pekerjaan sekretaris
(understanding).
keinginan eksekutif itu tidak membuat profesi ini menjadi profesi yang sulit dijangkau. Sebab sebenarnya hal-hal tersebut tidak membutuhkan bakat-bakat khusus, hanya membutuhkan keinginan yang kuat untuk maju, kemauan untuk bekerja keras dan kesedian untuk terus mengembangkan diri dan mencurahkan segenap tenaga dan fikiran untuk menekuni bidang ini.
pegangan ini merupakan langkah permulaan yang baik yang akan yang memberikan pemahaman yang tajam dan tepat akan profesi sekretaris , maka seorang sekretaris harus menguasai pedoman umum untuk menjadi seorang sekretaris. Secaragaris kita harus menguasai tiga pedomanberikut :1. Memahami dunia sekretaris ............Ø Profesi SekretarisØ Persyaratan menjadi SekretarisØ Penampilan SekretarisØ Sikap Positif2. Tugas Sekretaris..............Ø Tugas Keseharian SekretarisØ Berkomunikasi efektif dengan teleponØ Sopan santun dalam menerima tamuØ Mengatur Jadwal kerja pimpinanØ Menangani surat menyuratØ Menangani tugas pendiktean pengetikanØ Tugas PengarsipanØ Mempersiapkan Perjalanan dinas pimmpinanØ Mempersiapkan dan melayani pertemuan bisnis.3. Peran SekretarisØ Sekretaris sebagai pengawasØ Mengerti Pimpinan AndaØ Menjadi Seorang sekretaris EksekutifØ Sekretaris dalam era Informasi Global
Diposkan oleh performa sekretaris di 23:46 0 komentar
SEKRETARIS MASA KINI
Competence (kompetensi)Tren saat ini adalah perusahaan memilih sekretaris lulusan Strata satu (S1)
dengan berbagai alasan yang antara lain bahwa tugas-tugas sekretaris dan administrasi dapat diselesaikan oleh siapapun termasuk yang tidak memiliki latar belakang pendidikan sekretaris sekalipun. Alasan lain adalah lulusan D3 adalah tenaga fisik dan belum mampu terlibat berpikir secara analitis. Alasan ketiga adalah sekretaris jaman sekarang cenderung menjadi partner kerja pimpinan dan banyak terlibat dalam decision making process, bukan hanyasekedar pembantu pimpinan dalam menjalankan tugas-tugasnya. Makakecenderungan merekrut sekretaris atau staf Strata satu akan semakin menjaditren masa kini. Alasan selanjutnya adalah bahwa jika terjadi standarisasijenjang pendidikan untuk level tertentu, maka lulusan S1 dalam posisi lebih aman. Dengan alsan-alasan tersebut maka jelas bahwa jumlah sekretaris S1dengan tanpa latar pendidikan sekretaris akan semakin menjaditren.b. System filing ala kadarnyaKarena semakin tren-nya sekretaris bukan dari akademi sekretaris makatugas-tugas kesekretarisan tidak sepenuhnya diselesaikan dengan benar sesuaidengan kaidah atau aturan sebagaimana diajarkan di sekolah sekretaris makapekerjaan yang dilakukan di bidang filing, korespondensi dan sebagainya akanbersifat asal-asalan. Ini pula didasarkan atas pengamatan diberbagaiperusahaan melalui program prakerin. Supervisor prakerin (praktek kerjaindustri Tarakanita) melihat bahwa system filing di perusahaan pada umumnyabelum dikelola dengan benar bahkan tidak di kelola dengan baik padahal dokumentertulis adalah bukti otentik suatu organisasi yang perlu di jaga dan disimpandengan baik supaya suatu ketika diperlukan bukti otentik tersebut dapatditemukan dengan cepat.
Cara Menjadi Sekretaris Profesional1. Menampilkan Citra Perusahaan.Citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Karena sekretaris adalah tangan kanan sang bos, maka sekretaris juga harus menampilkan citra 
perusahaan yang baik.2. Baik dan Bertanggung JawabSekretaris juga harus ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada Bos tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor.3. Pandai Menjaga RahasiaSebagai tangan kanan Bos dan selalu mendapat kepercayaan dari Bos, …
Diposkan oleh performa sekretaris di 19:22 0 komentar
ETIKA SEKRETARIS
Terbiasa bekerja diperusahaan jasa yang konservatif (misal: Bank), membuat seseorang melihat segala sesuatu sesuai aturan main, dan pada tempatnya. Baik para pegawai rendahan, dari pramubakti, satpam, sampai kelas menengah seperti sekretaris, semua dilatih untuk melayani tamu d
engan standar tertentu. Namun ada perusahaan tertentu, yang lebih memberi kebebasan bagi para karyawannya dalam bertingkah laku, dan ternyata perubahan memimpin dari usaha yang konservatif ke pekerjaan lain yang berbeda, menimbulkan perubahan budaya, yang perlu waktu untuk menyikapinya.“Coba mbak, perhatikan ucapan sekretarisku,” kata seorang teman yang menjadi Top Management, yang memimpin badan standarisasi/sertifikasi, saat saya berkunjung ke kantornya. Saya sejak awal memang memperhatikan, bahwa walaupun pekerjaan temanku banyak berhubungan dengan para Top Management berbagai bidang usaha, tapi kantornya dibilangan gedung tinggi di wilayah jalan Thamrin, mencerminkan hal yang lebih santai dibanding dengan pekerjaan dia sebelumnya, sebagai salah seorang BoD dari perusahaan yang telah go public, dengan harga saham yang menanjak pesat. Saya mulai mengamati, cara berpakaian, cara berbicara para staf memang terkesan santai, bahkan terbiasa menggunakan kata “aku” untuk menunjuk dirinya. Kata temanku…”Aku risi mbak, tapi mau bagaimana lagi, habis bapak pimpinan yang lain kayaknya tak terlalu memperhatikan,” kata temanku lagi.Saya mulai membuka kamus, benarkah kata aku dan saya memiliki konotasi berbeda. Ternyata memang kata “saya” menunjukkan bahasa yang lebih halus, yang lebih menghormat. “Saya” menurut KBBI (Kamus Besar Bahasa Indonesia) berarti orang pertama yang lebih takzim daripada aku. Sedangkan “aku” menurut KBBI, adalah pronomina pertama tunggal, biasanya dipakai di percakapan yang akrab, seperti antara kawan sepermainan atau sekampung, adik dan kakak, orangtua terhadap anaknya, juga dalam doa. Memang sekretaris temanku, saat menghadap temanku berkata seperti ini…”Bu, aku udah buat ringkasannya, tapi lupa kirim email ke ibu,” kata sekretaris. Memang terasa janggal, karena saya, yang dulunya belum setingkat Direktur, dan punya sekretaris, saat itu sekretaris saya tetap menggunakan bahasa formal saat bekerja di kantor. Dan tata bahasa seperti sekretaris temanku tadi, jika dilakukan saat melayani tamu, bisa menjadikan tamu tadi tersinggung.Pertanyaannya, bagaimana cara menjelaskannya. Sebenarnya mudah, jika pada saat awal rekruitmen, para sekretaris ini dididik lebih dulu tentang budaya kerja perusahaan, termasuk etika dalam menghadapi tamu, atasan, dan berbagai ketrampilan lain, walaupun mereka adalah lulusan akademi sekretaris yang cukup terkenal. Kebiasaan kita bergaul dengan teman-teman sering terbawa masuk dalam pekerjaan sehari-hari, padahal seharusnya kita bertindak sesuai peran tersebut. Sebagai sekretaris, maka dia akan bertindak dan berbicara layaknya sekretaris yang handal, namun berbeda jika sekretaris tadi berbicara dengan teman-temannya, yang boleh saja menggunakan kata aku, lu atau gue. Ya, kita seharusnya mulai bertindak dan berperilaku sesuai peran yang kita bawakan, yang akan berbeda dengan peran kita sebagai pimpinan di kantor, sebagai bawahan, serta sebagai seorang ayah atau ibu terhadap anak-anaknya.
Diposkan oleh performa sekretaris di 18:59 0 komentar
PENAMPILAN SEKRETARIS
Image merupakan lukisan diri yang kita tampilkan kepada orang lain. Orang sering ka
li tidak menyadari pentingnya kesan atau image ini. Keahlihan atau keterampilan yang baik dan kualitas kerja yang tinggi memang sangat dibutuhkan , akan tetapi kesan yang buruk bisa menutupi keahlihan anda yang paling sempurna sekalipun. Image yang buruk dapat juga mempengaruhi penerimaan rekan kerja akan ide- ide dan permintaan- permintaan kita bahkan akhirnya, karier kita.Profesi sekretaris merupakan salah satu profesi yang mengutamakan penampilan.Memang kecantikan bukanlah syarat mutlak, akan tetapi sekretaris harus tahu bagaimana cara harus menampilkan diri.misalnya bagaimana sara anda duduk , berdiri, berjalan, berbicara berpakain dan merias diri. Bagaimana anda memperhatikan kebersihan sampai kedisiplinan diri menjadi dasar penilaian bagaimana kepribadian anda.Respon positif atau negatif dari orang tergantung dari image yang disampaikan, misalnya melalui cara berpakaian, sikap dan perbuatan, sopan santun, dan lain- lain. Anda diharapkan memiliki sifat positif dan percaya diri, riang gembira, suka menolong yang dikombinasikan dengan penampilan bisnis yang rapi, bersih, dan konservatif. Sekretaris yang suksek sangat memperhatikan penampilan.
Diposkan oleh performa sekretaris di 18:42 0 komentar Langgan: Entri (Atom)
